Informacije za poslovne partnere u vezi zaštite osobnih podataka u poslovanju trgovačkog društva Celias d.o.o.

• • • • • Osobni podaci

Osobni podaci su sve informacije koje se odnose na identificiranu fizičku osobu ili fizičku osobu koju je moguće identificirati. Primjerice, tu se ubraja Vaše ime, Vaši službeni podaci za kontakt kao i veza s poduzećem te Vaša interakcija/aktivnosti s nama.

Podatke, koje od Vas ili od trećih osoba dobijemo posebice u vezi s postupkom dodjele posla, ugovora, narudžbe, postupcima javne nabave, ponudama ili drugim započetim ili postojećim ugovornim odnosima, obrađujemo u poslovne svrhe trgovačkog društva Celias d.o.o. Dakle, osim Vaših poslovnih podataka za kontakt, tu su posebice obuhvaćene sve razmijenjene informacije, kao što su e-mail poruke, dokumentacija u vezi s ponudama/narudžbama, zahtjevi/upiti za naše usluge kao i podaci o plaćanju. Kod postojanja poslovnih odnosa morate dostaviti osobne podatke koji su potrebni za pripremu ili izvršenje ugovora ili podatke koje smo zakonski obavezni obraditi jer u protivnom ne možemo ispuniti ugovorne obveze.

• • • • • Opseg obrade podataka i svrhe njihovog korištenja

          1. Ustupanje poslova

Celias d.o.o. sudjeluje u postupcima ustupanja poslova, u sklopu kojih se obrađuju podaci službi koje raspisuju natječaje i drugih sudionika u postupku ustupanja poslova – kao što su potencijalni podizvođači / dobavljači s naše strane.

Pravna osnova obrade osobnih podataka je čl. 6., stavka 1., odlomak 1 b) i/ili f) GDPR-a.

          2. Izvršenje ugovora

Celias d.o.o obrađuje podatke navedene u okviru dodjele narudžbe / ustupanja poslova za ispunjenje ugovora te u tu svrhu po potrebi angažira podizvođače i dobavljače. Osim toga, podatke prikupljene za izradu ponude i podatke prikupljene u okviru izvođenja narudžbe Celias d.o.o. ustupa uključenim ugovornim partnerima ili drugim sudionicima u projektu (posebice investitorima, projektantima, voditeljima projekta, podizvođačima ili dobavljačima). Ostali detalji o svrhama proizlaze također iz odgovarajuće ugovorne dokumentacije.

Obrade ovih osobnih podataka izvode se na temelju čl. 6., stavka 1., odlomak 1 b) i/ili f) GDPR-a.

          3. Provjera registracije, adrese i boniteta

U svrhu provjere registracije, adrese i boniteta, Celias d.o.o. od informacijskih agencija dobiva podatke o registraciji, adresama i bonitetu koji su o Vašem poduzeću pohranjeni u bazama podataka, uključujući i podatke koji su ustanovljeni na osnovi matematičko-statističkih postupaka (scoring). To se provodi ako Celias d.o.o. sklapanjem ugovora ulazi u gospodarski rizik te se želi osigurati prikupljanjem informacija o bonitetu.

Celias d.o.o. interno analizira podatke dobivene od informacijskih agencija i interne informacije o ponašanju kod plaćanja.
Ovdje spomenuta obrada podataka izvodi se na temelju čl. 6., stavka 1., odlomak 1. f) GDPR-a.

          4. Obrada podataka o pokretanju posla – pridobivanje klijenata / odnosi s javnošću

U svrhu pokretanja posla kao i u svrhu pridobivanja klijenata Celias d.o.o. prikuplja i obrađuje osobne podatke koje smo od Vas dobili u okviru poslovnog kontakta ili koje nam stavite na raspolaganje npr. kroz navode u okviru nekog upita, narudžbe ili drugog poslovnog kontakta, odnosno podatke koji su nam stavljeni na raspolaganje u okviru postupka ustupanja posla. Poslovnim kontaktom smatramo prikupljanje podataka u okviru događanja organiziranih u svrhu prezentiranja trgovačkog društva Celias d.o.o. ili u okviru drugih manifestacija / događanja, sajmova ili networking susreta. Osim toga, također prikupljamo i opće dostupne podatke, kao što su podaci koji su dostupni po osnovi prisutnosti poduzeća na internetu ili iz drugih opće dostupnih popisa (kataloga, javnih registara, popisa udruga itd.).

Osim Vaših podataka o kontaktu, prikupljanje podataka također obuhvaća i ostale podatke koje nam Vi u tom kontekstu dostavite (osim podataka na posjetnici, u pravilu također i druge želje/upiti, ostali podaci o narudžbi ili ostali podaci o poduzeću za koje radite). Osim toga, također prikupljamo i podatke koji su nam dostupni na internetskim stranicama poduzeća za koje radite. Ove podatke obrađujemo u svrhu pokretanja posla kao i u okviru naših mjera za pridobivanje klijenata.

Celias d.o.o. kao i ovlašteni pružatelji usluga (tiskare, lettershops itd.) koriste ime i adresu Vas kao osobe za kontakt u tekućim poslovnim odnosima ili kao poslovni kontakt zajedno s podacima dobivenima u okviru poslovnog odnosa (podaci o kontaktu, podaci o narudžbi, naručene usluge itd.), a također i ostale slobodno dostupne podatke u promidžbene svrhe. Celias d.o.o. pripravlja dodatne informacije o proizvodima i uslugama iz domene poslovanja te provodi analize u marketinške svrhe.

Celias d.o.o. koristi Vaš telefonski broj u promidžbene svrhe, ukoliko za to postoji suglasnost ili preduvjeti za vjerojatnu suglasnost – primjerice u okviru postojećeg poslovnog odnosa ili nakon prethodnog kontaktiranja. Osim toga, Celias d.o.o. koristi e-mail adrese koje su od osoba za kontakt prikupljene u okviru sklapanja ugovora, za prikupljanje vlastitih sličnih ponuda. Vi, naravno, imate pravo protivljenja ovim promidžbenim potezima. Na pravo protivljenja uvijek zasebno upozoravamo.

Pravna osnova za ovo korištenje u promidžbene svrhe je čl. 6., stavka 1., odlomak 1 f) GDPR-a odnosno u slučaju primitka Vaše suglasnosti čl. 6 ., stavka 1., odlomak 1 a) GDPR-a.

Celias d.o.o. dodatno obrađuje osobne podatke u svrhe odnosa s javnošću i odnosa s investitorima. S tim u vezi može doći do ustupanja osobnih podataka medijima. S druge strane, jednako se tako obrađuju i kontaktni podaci predstavnika medija/novinara.

Pravna osnova ovih aktivnosti obrade podataka je čl. 6 ., stavka 1., odlomak 1 b) i/ili f) GDPR-a.

          5. Obrada osobnih podataka temeljem zakonskih obveza

Kao i svako poduzeće, Celias d.o.o. također podliježe raznim pravnim obvezama, provjerama podataka o našim klijentima i poslovnim partnerima. U tim slučajevima Vaše osobne podatke obrađujemo samo ako je to potrebno za ove zakonske odredbe. U svrhu ispunjenja zakonskih obveza može biti potrebna djelomično automatizirana obrada Vaših podataka s ciljem analize osobnih aspekata (profiliranje). Ukoliko o tome niste izričito obaviješteni, neće biti provedene nikakve automatizirane odluke u pojedinačnim slučajevima.

Ove se zakonske odredbe posebice odnose na:

• prevenciju obmane i pranja novca,

• porezno-pravne obveze provjere i prijave,

• analizu i upravljanje rizicima,

• popise sankcija.

Pravna osnova je čl. 6., stavka 1., odlomak 1 c) GDPR-a u kombinaciji s odgovarajućim zakonskim propisima.

• • • • • Ustupanje podataka unutar trgovačkog društva Celias d.o.o.

Vaše osnovne podatke (naziv/tvrtka poduzeća, osobe za kontakt, adresu i podatke za kontakt kao i telefonski broj i e-mail adresu) mogu koristiti djelatnici trgovačkog društva Celias d.o.o., te ih po potrebi ažurirati, kako bi se osiguralo da svi djelatnici trgovačkog društva Celias d.o.o. koji sudjeluju u nekom postupku s Vama (npr. izvođenje ugovora) imaju jedinstvene osobne podatke o Vama. To služi pojednostavljenju naših procesa te Vas može osloboditi ponovnog navođenja osnovnih podataka u slučaju kontakta s različitim djelatnicima trgovačkog društva Celias d.o.o. Ova se obrada podataka provodi po pravnoj osnovi iz čl. 6., stavka 1., odlomak 1 b) i/ili f) GDPR-a. Vaša prava su osigurana kroz interne ugovorne regulative, koje jamče visoki standard zaštite osobnih podataka.

• • • • • Ustupanje podataka radi ispunjenja svrhe poslovanja

Ako je to potrebno u svrhu ispunjenja naših pravnih obveza, podatke o narudžbama je zajedno s podacima o naručiteljima i eventualno također o osobama za kontakt moguće ustupiti nadležnim službama. To se, primjerice, odnosi na ustupanje podataka tijelima porezne uprave, revizorima, osiguranjima, dioničarima ili gospodarskim komorama.

Osim toga, u pojedinačnom slučaju također je moguće i ustupanje podataka odvjetnicima koje Celias d.o.o. angažira za procjenu i/ili provođenje pravnih zahtjeva. U tim slučajevima se podaci po potrebi ustupaju i komorama za ustupanje poslova, (arbitražnim) sudovima i/ili sudskim ovrhovoditeljima.

Pravna osnova za obradu je uvijek čl. 6., stavka 1., odlomak 1 b), c) i/ili f) GDPR-a.

• • • • • Brisanje podataka

Vaše podatke ćemo čuvati samo onoliko dugo koliko su oni potrebni za ispunjenje svrhe u koju su prikupljeni (primjerice u okviru ugovornog odnosa), ili u zakonski predviđenom roku. Tako ćemo u okviru ugovornog odnosa čuvati Vaše podatke najmanje do potpunog okončanja ugovora. Potom će podaci biti čuvani u trajanju koje propisuju zakonski rokovi čuvanja.

• • • • • Prava osoba čiji se podaci obrađuju

Za ostvarivanje prava koja Vam pripadaju te ako se želite žaliti u vezi s obradom osobnih podataka od strane društva Celias d.o.o., svakako se možete obratiti našim ovlaštenicima za zaštitu podataka. Također se možete obratiti i Odjelu općih, pravnih i kadrovskih poslova na e-mail adresu office@celias.hr .

Svaka fizička osoba čiji se podaci obrađuju ima sljedeća prava:

• pravo na informaciju (čl. 15. GDPR-a),

• pravo na ispravak netočnih podataka (čl. 16. GDPR-a),

• pravo na brisanje (čl. 17. GDPR-a),

• pravo na ograničenje obrade osobnih podataka (čl. 18. GDPR-a),

• pravo na mogućnost prijenosa podataka (čl. 20. GDPR-a),

• pravo na pritužbu kod službe za nadzor zaštite podataka (čl. 77. GDPR-a).

Uvijek se, bez navođenja razloga, možete usprotiviti obradi osobnih podataka u promidžbene svrhe uključujući analizu podataka o klijentima ili ustupanje trećim osobama u promidžbene svrhe.

Osim toga, svaka dotična osoba ima općenito pravo protivljenja (usporediti čl. 21. stavka 1. GDPR-a). U tom slučaju je potrebno obrazložiti protivljenje obradi podataka. Ako se obrada podataka provodi na temelju suglasnosti, Vašu je suglasnost uvijek moguće opozvati s budućim učinkom. Opozivom suglasnosti nije dotaknuta zakonitost obrade podataka koja je provedena na temelju suglasnosti do opoziva.

• • • • • Aktualno stanje / ažuriranje

Upute o zaštiti osobnih podataka prilagođavamo promjenama funkcionalnosti ili promjenama pravne situacije. Stoga preporučamo da se u redovitim razmacima upoznate s uputama o zaštiti osobnih podataka. Ako je potrebna Vaša suglasnost, izmjene će biti provedene samo uz Vaš pristanak.